Digital und sicher
Revisionssichere Archivierung
Dokumente sind die Informationsbasis nahezu aller Geschäftsprozesse. Mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem verwalten Sie Papierdokumente, digitale Unterlagen und E-Mails an einem zentralen Ort. VISIONICE verbindet Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung und digitale Prozesse zu einer durchgängigen Lösung für Ihr Unternehmen.
Revisionssicher
Dokumente unveränderbar speichern und langfristig nachvollziehbar aufbewahren.
Solange Dokumente ausschließlich in Dateisystemen, Fachanwendungen oder digitalen Akten gespeichert sind und dort verändert oder überschrieben werden können, ist ihre Unveränderbarkeit nicht allein durch die Ablage gewährleistet. Für aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen dagegen die gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit eingehalten werden.
Durch die Übergabe an das revisionssichere Archiv wird die aufbewahrungspflichtige Fassung geschützt gespeichert. Dokumente bleiben während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar, auffindbar und nachvollziehbar.
Archiv, digitale Akte und Workflow
Eine zentrale Dokumentenbasis für Ihre gesamten Geschäftsprozesse.
Das Archiv arbeitet nicht isoliert. Es bildet die sichere Basis für digitale Akten, Rechnungseingangsbearbeitung, Vertragsmanagement, E-Mail-Archivierung und individuelle Workflows.
Dokumente können innerhalb eines Geschäftsprozesses erstellt, ergänzt, geprüft und bearbeitet werden. Sobald eine aufbewahrungspflichtige Fassung entsteht, kann diese an das revisionssichere Archiv übergeben werden.
Die archivierte Version bleibt geschützt und nachvollziehbar, während sie weiterhin innerhalb der digitalen Akte und der zugehörigen Prozesse zur Verfügung steht.
Das bietet Ihnen ein modernes Archiv
Übersicht, Sicherheit und Effizienz
- Revisionssichere Archivierung – Aufbewahrungspflichtige Dokumente geschützt und nachvollziehbar speichern
- Papierdokumente digitalisieren – Unterlagen scannen, klassifizieren und digital weiterverarbeiten
- E-Mails archivieren – Geschäftlich relevante Nachrichten und Anhänge zentral aufbewahren
- Digitale Akten nutzen – Dokumente zu Kunden, Projekten oder Vorgängen zusammenführen
- Dokumente schnell finden – Inhalte und Metadaten innerhalb weniger Sekunden recherchieren
- Prozesse integrieren – Archivierte Dokumente in Workflows und Geschäftsprozessen nutzen
- Aufbewahrungsfristen steuern – Dokumente entsprechend gesetzlicher und betrieblicher Fristen verwalten
- Geprüfte Archivlösung einsetzen – Auf anerkannte Prüfungsstandards und etablierte Verfahren setzen
Dokumentenmanagement als zentrale Informationsbasis
Ein DMS verbindet Dokumente, Informationen und Geschäftsprozesse miteinander. Statt Daten über verschiedene Ordner, Systeme und Papierarchive zu verteilen, entsteht eine zentrale und strukturierte Informationsbasis für Ihr Unternehmen. So behalten Mitarbeiter den Überblick und können jederzeit auf die Informationen zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Nicht jedes Dokument muss gleich lange aufbewahrt werden
Wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, hängt von seiner Art, seinem Inhalt und den für Ihr Unternehmen geltenden gesetzlichen Anforderungen ab. Neben handels- und steuerrechtlichen Vorgaben können branchenspezifische Dokumentationspflichten oder besondere Nachweisanforderungen deutlich längere Zeiträume erforderlich machen.
Die 30 Jahre stellen dabei keine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Dokumente oder Medizinprodukte dar. Ein entsprechend langer Zeitraum kann jedoch für die Nachweisführung und das Risikomanagement eines Unternehmens relevant sein.
Ein professionelles Archiv sollte deshalb nicht nur Standardfristen abbilden. Aufbewahrungs- und Löschregeln müssen individuell an Dokumententyp, Branche und die für das Unternehmen geltenden rechtlichen Anforderungen angepasst werden können.
- 10 Jahre – unter anderem für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse
- 8 Jahre – insbesondere für Buchungsbelege
- 6 Jahre – unter anderem für bestimmte empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe
- Mindestens 10 Jahre – für bestimmte Herstellerdokumentationen nach der EU-Medizinprodukteverordnung (MDR)
- Mindestens 15 Jahre – für entsprechende Unterlagen bei implantierbaren Medizinprodukten
- Bis zu 30 Jahre relevante Haftungszeiträume – insbesondere bei bestimmten Schadensersatzansprüchen wegen Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit
Verantwortung der Geschäftsführung
Ordnungsgemäße Aufbewahrung ist eine Unternehmensaufgabe
Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten ist keine reine Aufgabe der IT. Die Geschäftsführung trägt Verantwortung dafür, geeignete organisatorische und technische Maßnahmen zur Einhaltung der für das Unternehmen geltenden Anforderungen zu etablieren.
Für Geschäftsführer einer GmbH schreibt § 43 GmbHG die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes vor. Werden Pflichten schuldhaft verletzt und entsteht der Gesellschaft daraus ein Schaden, kann daraus grundsätzlich eine persönliche Haftung gegenüber der Gesellschaft entstehen.
Eine professionelle Archivierungsstrategie unterstützt dabei, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und definierte Löschregeln systematisch umzusetzen. Gleichzeitig bleiben relevante Unterlagen für Betriebsprüfungen, Audits oder eine spätere Nachweisführung zuverlässig verfügbar.
Geprüfte Sicherheit für Ihre Dokumente
Die eingesetzte Lösung unterstützt die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung von Unternehmensdokumenten. Die Archivsoftware wurde nach dem anerkannten Prüfungsstandard IDW PS 880 geprüft. Damit erhalten Unternehmen eine technisch geprüfte Grundlage für die ordnungsgemäße und nachvollziehbare elektronische Archivierung.
Entwicklung und Betrieb der Softwarelösungen erfolgen darüber hinaus auf Basis eines nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS). So verbinden wir leistungsfähiges Dokumentenmanagement mit geprüften Verfahren für Informationssicherheit und Compliance.