EGROH eG

Die 1987 gegründete EGROH eG zählt zu den führenden Genossenschaften im Gesundheitsfachhandel – mittlerweile umfasst die Mitgliedszahl rund 1.300 Unternehmen aus den Bereichen Sanitätshäuser sowie Orthopädie-, Reha- und Orthopädie-Schuhtechnik-Werkstätten im gesamten Bundesgebiet und angrenzenden europäischen Ausland. Das Leistungsspektrum beinhaltet ein lückenloses Produktsortiment von über 14.000 Artikeln, umfangreiche Dienstleistungen sowie die kostengünstige Teilnahme an Kassenverträgen.

Ausgangssituation
Manuelle Abläufe und Archivierung in Papierform nicht mehr zeitgemäß

Die Abrechnung aller (auch der im Streckengeschäft) erbrachten Leistungen erfolgt ausschließlich über die EGROH eG – daraus resultieren täglich mehrere hundert Ein- und Ausgangsbelege, die bisher manuell bearbeitet und in Papierform archiviert wurden. Um eine optimale Unterstützung der Mitgliedsbetriebe sowie die enge Verzahnung mit den knapp 200 Lieferanten auch künftig gewährleisten zu können, „war es insbesondere hinsichtlich Effizienz und Wirtschaftlichkeit unumgänglich, unsere bisherigen manuellen Geschäftsabläufe und Papier-Archive zu ersetzen“, so Raphael Bernhart, Abteilungsleiter IT. Daher sollte die Archivierung aller geschäftsprozessbezogenen Dokumente, E-Mails und Faxe digitalisiert, ein Dokumenten-Management-System eingeführt und der Workflow des Streckengeschäfts automatisiert werden.

Lösung
Automatisierte und intelligente Belegverarbeitung

Die Wahl fiel auf das Angebot aus Standard- und Individualsoftware, Systemtechnik sowie Dienstleistung der VISIONICE GmbH. Der IT-Leiter weiter: „Das Gesamtkonzept, das auf einer ganzheitlichen Produkt- und Dienstleistungsstrategie mit integriertem Einsatz von EASY- und VISIONICE-Produkten basiert, ist exakt auf unsere Ansprüche zugeschnitten.“ Mit ausschlaggebend war neben der speziell für Tobit David konzipierten Archivierungslösung DvEASY auch die Möglichkeit, die Software auf ein vollwertiges Dokumenten-Management-System ausbauen zu können. Lisa Felten, Abteilungsleiterin Finanzen/Rechnungswesen, sieht darin einen entscheidenden Beitrag, um Strukturen und Prozesse durch das automatisierte Steuern von Dokumenten unternehmensweit zu verbessern: „Dadurch haben sich nicht nur die Sicherheit und Transparenz etwa in Bezug auf Versionierungen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten deutlich erhöht. Mit den effektiven Suchfunktionalitäten in DvEASY konnten wir zudem den Zeitaufwand um ein Vielfaches reduzieren.“

Die Optimierungsmaßnahmen bei EGROH wurden mit der automatischen Beleglesung für Eingangsrechnungen sowie der Einführung des elektronischen Workflows im Streckengeschäft abgerundet. „Aus einer Eingangsrechnung des Lieferanten eine Ausgangsrechnung für das Mitgliedsunternehmen zu generieren, war mit unseren früheren manuellen Prozessen enorm zeit- bzw. personalaufwändig und damit kostenintensiv, zudem redundant und fehleranfällig. Die mit VISIONICE automatisierten Arbeitsabläufe haben unmittelbar zu einer Beschleunigung des Dokumentenflusses geführt und ein fehlerfreies Aufarbeiten der Belege im Streckengeschäft ermöglicht“, so Raphael Bernhart.

Fazit
Ganzheitliche Produkt- und Dienstleistungsstrategie ´aus einer Hand`

Mit der Einführung der Archivierungslösung DvEASY bzw. des DMS-Systems und des elektronischen Workflows konnten die hohen Ziele der EGROH eG in vollem Umfang erreicht werden: Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung, verbessertes Wiederfinden durch effektive Suchkriterien, Ablösung des Papierarchivs, Datensicherheit und -transparenz, Durchgängigkeit und Nachvollziehbarkeit im unternehmensweiten Dokumentenfluss, Steigerung von Produktivität und letztlich auch Zeit- bzw. Kosteneinsparungen.

Unternehmen
EGROH eG
www.egroh.de

Branche
Einkaufsgenossenschaft

Lösung
DMS, Digitaler Workflow und Archivierung

Eingesetzte Produkte
EASY ENTERPRISE
EASY DOCUMENTS
EASY WORKFLOW
EASY CAPTURE PLUS
VISIONICE DVEASY
VISIONICE FILEPROCESSOR
VISIONICE IMPORTPROCESSOR

“VISIONICE versteht sowohl unsere komplexen Anforderungen als auch unternehmensspezifischen Strukturen und Prozesse ganzheitlich. Produkt- und Dienstleistungsstrategien werden zielorientiert erarbeitet – schnell, kompetent, zuverlässig und immer nah am Kunden.“ Raphael Bernhart, Abteilungsleiter IT & Lisa Felten