VISIONICE MPX

Die Archivlösung für Microsoft Exchange

E-Mail Archivierung auf höchstem Niveau

Mit VISIONICE MPX archivieren Sie sämtliche Nachrichten in Microsoft Exchange revisionssicher und GoBD-konform und erfüllen damit die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Die Ablage erfolgt in EASY ENTERPRISE, einem der führenden Archivsysteme. Die Archivierung selbst findet wahlweise vollautomatisch über zentral definierte Richtlinien oder manuell in Outlook statt.

  • ARCHIVIERUNG MPX archiviert E-Mails nach zentral definierten Richtlinien und legt diese revisionssicher im Archivserver ab. Archivierte Nachrichten können nach einem bestimmten Zeitraum in Outlook wahlweise als solche markiert, referenziert oder gelöscht werden.
  • REFERENZIERUNG Archivierte E-Mails kann MPX als Referenz in Outlook stehen lassen. Das entlastet nachhaltig den Exchange Server und erfordert keine Umgewöhnung beim Anwender.
  • VOLLTEXT Während der Archivierung werden sämtliche E-Mails und Dateianhänge per Volltext indexiert. Das erleichtert und beschleunigt die spätere Suche nach beliebigen Inhalten.
  • RECHERCHE Der Zugriff auf archivierte Nachrichten erfolgt wahlweise über den MPX SearchClient oder das MPX Outlook Addin. Die Recherche berücksichtigt sämtliche Nachrichtenattribute, -inhalte und Dateianhänge und kann beliebig granular sein. Selbst die gezielte Suche in bestimmten Outlook Ordnern ist möglich.
  • INTELLIGENTE ABLAGE MPX verfügt über eine integrierte Datenbank-Schnittstelle. Sie ermöglicht die Nutzung vorhandener Stammdaten für die automatische Indexierung anhand beliebiger Kriterien. Damit lassen sich E-Mails auch vorgangsbezogen ablegen.
  • INDEXIERUNG Nachrichten können zusätzlich direkt in Outlook verschlagwortet werden. Als Unterstützung dient z.B. ein vorhandenes ERP- oder CRM-System. Das beschleunigt die Ablage und schließt Fehler bereits bei der Eingabe zuverlässig aus.
  • EXPORT MPX kann sämtliche archivierte Nachrichten inkl. original Ordnerstruktur als PST-Datei exportieren. Auch per MPX Cross Connect angebundene Altarchive (EASY xBase, EASY for EXCHANGE) werden berücksichtigt. Selbstverständlich werden individuelle, zentral administrierte  Berechtigungen berücksichtigt.
  • ADMINISTRATION MPX lässt sich komplett zentral administrieren. Sämtliche Prozesse wie die Datenbankabfragen sowie die Konfiguration der Indexmasken und die Benutzerverwaltung finden serverseitig statt.

Ihre Vorteile

VISIONICE MPX ist ein intelligentes Nachrichten-Management und schafft gleich auf mehreren Ebenen Abhilfe. Zum einen gewährleistet die revisionssichere Ablage ein Maximum an Rechtssicherheit. Durch eine effektive Reduzierung des Datenvolumens auf dem Exchange Server wird dieser zudem nachhaltig entlastet.

Über zentrale Archivierungsrichtlinien werden beliebige Postfächer und öffentliche Ordner überwacht. Die Berechtigungen des Benutzers werden übernommen und genau zum Zeitpunkt des Zugriffs überprüft. Ein unbefugter Zugriff auf archivierte Nachrichten ist somit nicht möglich.

Die MPX SearchClient und MPX IndexClient können problemlos in Outlook integriert werden und sind kinderleicht zu bedienen. Die Schulung der Anwender beschränkt sich auf ein Minimum.

MPX kann jederzeit auf ein vollwertiges DMS für die klassische Belegarchivierung oder die Nutzung von Workflows oder digitalen Akten ausgebaut werden.

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Sie möchten die E-Mail Archivierung in einer persönlichen online Demo in Aktion sehen? Dann füllen Sie bitte das Formular vollständig aus. Wir kontaktieren Sie telefonisch, um einen Termin zu vereinbaren.

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Eingesetztes Produkt

  • Archivierung nach unternehmerischen Erfordernissen
  • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
  • Komfortable Recherchemöglichkeit in E-Mails und Dateianhängen
  • Nutzung bereits vorhandener Stammdaten aus dem ERP- und CRM-System für die halb- und vollautomatische Verschlagwortung
  • Einfache und schnelle Integration in vorhandene Prozesse und Anwendungen
  • Keine zeitaufwändige Ablage in Outlook Ordnern notwendig
  • Die gewohnte Arbeitsoberfläche bleibt unverändert
  • Entlastung der Mitarbeiter
  • Entlastung des Exchange Servers

Module

VISIONICE MPX ist modular aufgebaut. Der zentrale MPX Server kommuniziert mit Exchange und dem Archivserver und stellt sämtliche Funktionen für die automatische Archivierung zur Verfügung. Der MPX Server  kann jederzeit um weitere Module für die manuelle und halbautomatische Indexierung, die Datenbankanbindung oder die Anbindung von vorhandenen Altarchiven erweitert werden.

Das MPX Outlook Addin erlaubt den komfortablen und sicheren Zugriff auf archivierte Nachrichten. Unter Berücksichtigung individueller Berechtigungen, die auch unabhängig von Exchange vergeben werden können.

Der MPX SearchClient gestattet den Zugriff auf archivierte Nachrichten inkl. Vorschau ohne installiertes Outlook.

Technische Details

VISIONICE MPX legt archivierte E-Mails revisionssicher im EASY ENTERPRISE-Server ab. MPX unterstützt sowohl EASY ENTERPRISE.i als auch EASY ENTERPRISE.x. Der Import erfolgt bei EE.i über den EASY Importer, bei EE.x über den XML-Server. Der Zugriff auf archivierte Nachrichten erfolgt bei EE.i über LINK Objects, bei EE.x ebenfalls über den XML-Server.

Der MPX Serverdienst wird zentral auf einem Windows Server installiert. Dieser kommuniziert mit Exchange und dem EASY ENTERPRISE Archiv-Server. Weiterhin kümmert sich der Dienst um die Lizenzierung und die Kommunikation mit den Client-Komponenten.

Die Anbindung an vorhandene Applikationen (z.B. ERP- / CRM-System) finden ebenfalls zentral auf dem Server statt.

Die gesamte Client/Server-Kommunikation erfolgt über TCP/IP. Eine Installation des MPX SearchClients ist nicht notwendig. Das Outlook Addin kann problemlos per Softwareverteilung ausgebracht werden. Die Konfiguration erfolgt zentral.

Selbstverständlich kann ein vorhandener EASY ENTERPRISE Archivserver für MPX verwendet werden. Die Archivierung der Nachrichten kann dabei wahlweise in frei definierbare oder bereits vorhandene EASY Pools und Archive erfolgen. Auch eine Migration bereits vorhandener Daten ist möglich.

  • Unterstützt EASY ENTERPRISE.i (Link Objects)
  • Unterstützt EASY ENTERPRISE.x (XML-Server + EBIS)
  • Beliebige EASY Archive oder Pools
  • Auch vorhandene Archive oder Pools nutzbar
  • Archivierung nach zentralen Richtlinien
  • Freie Feldzuordnung möglich
  • Kommunikation Client/Server per TCP/IP
  • Datenbankanbindung per OLE-DB / ODBC
  • Komplett zentrale Administration
  • Zentrale Rechtevergabe
  • Keine Konfiguration am Client

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