Übergreifendes Informationsmanagement
Mit VISIONICE DvEASY archivieren Sie Faxe und E-Mails in Tobit David revisionssicher und GDPdU-konform und erfüllen damit die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Die Archivierung kann wahlweise vollautomatisch oder manuell über definierte Richtlinien stattfinden. Sämtliche Faxe, E-Mails und Dateinhänge werden zusätzlich über den Volltext indexiert, so dass diese treffsicher recherchiert werden können. Die Anbindung an vorhandene Applikationen perfektioniert die Ablage und beschleunigt die internen Prozesse. Die nahtlose Integration in vorhandene Strukturen reduziert die Einarbeitungszeit auf ein Minimum.
Ihre Vorteile
- Archivierung nach unternehmerischen Erfordernissen
- Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
- Komfortable Recherchemöglichkeit in Faxen, E-Mails und Dateianhängen direkt aus dem David Client
- Nutzung bereits vorhandener Stammdaten für die halb- und vollautomatische Verschlagwortung
- Geringe Kosten für das Speichermanagement
- Zukunftssicherheit, denn wachsende Nachrichtenmengen erfordern keine neuen Investitionen
- Entlastung der Mitarbeiter
- Keine zeitaufwändige Ablage in David Ordnern notwendig
- Die gewohnte Arbeitsoberfläche bleibt unverändert
Nutzung vorhandener StammdatenDie Datenbankschnittstelle ermöglicht die Nutzung vorhandener Stammdaten für die halb- und vollautomatische Indexierung. So kann z.B. aus Teilen des Betreffs (Belegnummer versendeter Auftragsdokumente) der entsprechende Datensatz aus der ERP-Anwendung ausgelesen und mit den Attributen der E-Mail archiviert werden. Das schafft Transparenz und legt die archivierten Nachrichte vorgangsbezogen ab.
Verschlagwortung
Mit dem DvEASY IndexClient können die Nachrichten direkt am David Client verschlagwortet werden. Als Unterstützung dient ebenfalls die Anbindung an eine vorhandene Applikation. Das schließt Fehler bereits bei der Eingabe zuverlässig aus.
Volltextindex und OCR
DvEASY indexiert während der Archivierung sämtliche E-Mails, Dateianhänge und Faxe per Volltext. Das erleichtert und beschleunigt die spätere Suche nach beliebigen Inhalten.