VISIONICE DvEASY

Die führende Archivlösung für Tobit David

Archivierung auf höchstem Niveau

Mit VISIONICE DvEASY archivieren Sie sämtliche Nachrichten aus Tobit David vollautomatisch, revisionssicher und GoBD-konform und erfüllen damit die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Die Archivierung erfolgt wahlweise vollautomatisch über zentral definierte Richtlinien oder manuell im David Client. DvEASY nutzt für die Ablage einen EASY ENTERPRISE Archivserver.

  • ARCHIVIERUNG DvEASY archiviert E-Mails, Faxe, SMS- und Voice-Nachrichten nach zentral definierten Richtlinien und legt diese revisionssicher im Archivserver ab. Archivierte Nachrichten können in David wahlweise gelöscht oder als archiviert markiert werden.
  • RECHERCHE Der Zugriff auf archivierte Nachrichten erfolgt direkt im David Client. Die Recherche berücksichtigt sämtliche Nachrichten-Attribute, -Inhalte und Dateianhänge.
  • EXTERNE DATEN DvEASY verfügt über eine integrierte Datenbank-Schnittstelle. Sie ermöglicht die Nutzung vorhandener Stammdaten für die Indexierung. Damit lassen sich Nachrichten auch vorgangsbezogen ablegen.
  • VOLLTEXT Während der Archivierung werden sämtliche E-Mails, Dateianhänge, SMS-Nachrichten und Faxe per Volltext indexiert. Das erleichtert und beschleunigt die spätere Suche nach beliebigen Inhalten.
  • INDEXIERUNG Nachrichten können zusätzlich direkt im David Client verschlagwortet werden. Als Unterstützung dient z.B. ein vorhandenes ERP- oder CRM-System. Das beschleunigt die Ablage und schließt Fehler bereits bei der Eingabe zuverlässig aus.
  • ADMINISTRATION DvEASY lässt sich komplett zentral administrieren. Sämtliche Prozesse wie das OCR, die Datenbankabfragen sowie die Konfiguration der Indexmasken und die Benutzerverwaltung finden serverseitig statt.

Ihre Vorteile

VISIONICE DvEASY ist als intelligentes Nachrichten-Management direkt in Tobit David integriert. Die revisionssichere Ablage  gewährleistet ein Maximum an Rechtssicherheit und durch die effektive Reduzierung des Datenvolumens auf dem David Server wird dieser nachhaltig entlastet.

Über zentrale Archivierungsrichtlinien können beliebige Ordner innerhalb des Tobit Archive Systems überwacht werden. Die Berechtigungen des Benutzers werden übernommen und genau zum Zeitpunkt des Zugriffs überprüft. Ein unbefugter Zugriff auf archivierte Nachrichten ist somit nicht möglich.

Für die Nutzung des DvEASY SearchClients und des DvEASY IndexClients ist keine Softwareinstallation am Arbeitsplatz erforderlich. Diese Module sind im David Client integriert und lassen sich kinderleicht bedienen. Die Schulung der Anwender beschränkt sich auf ein Minimum.

DvEASY kann jederzeit auf ein vollwertiges DMS für die klassische Belegarchivierung oder die Nutzung von Workflows oder digitalen Akten ausgebaut werden. Gute Lösungen müssen nicht kompliziert sein.

Termin für online Demo vereinbaren

Sie möchten die E-Mail Archivierung in einer persönlichen online Demo in Aktion sehen? Dann füllen Sie bitte das Formular vollständig aus. Wir kontaktieren Sie telefonisch, um einen Termin zu vereinbaren.

    Name

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    E-Mail

    Eingesetztes Produkt

    • Archivierung nach unternehmerischen Erfordernissen
    • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
    • Komfortable Recherchemöglichkeit in Faxen, E-Mails, Dateianhängen, SMS- und Voice-Nachrichten direkt aus dem David Client
    • Nutzung bereits vorhandener Stammdaten aus dem ERP- und CRM-System für die halb- und vollautomatische Verschlagwortung
    • Einfache und schnelle Integration in vorhandene Prozesse und Anwendungen
    • Keine zeitaufwändige Ablage in David Ordnern notwendig
    • Die gewohnte Arbeitsoberfläche bleibt unverändert
    • Entlastung der Mitarbeiter
    • Entlastung des David Servers

    Module

    VISIONICE DvEASY ist modular aufgebaut. Das zentrale Grundmodul kommuniziert mit dem David- und dem Archivserver und stellt sämtliche Funktionen für die automatische Archivierung zur Verfügung. Das Grundmodul kann jederzeit um weitere Module wie die Volltexterkennung (OCR) und den IndexClient erweitert werden. Der in David integrierte SearchClient erlaubt den komfortable und sicheren Zugriff auf archivierte Nachrichten. Unter Berücksichtigung individueller Berechtigungen, die auch unabhängig von David vergeben werden können.

    Technische Details

    VISIONICE DvEASY legt archivierte Nachrichten revisionssicher im EASY ENTERPRISE Archivserver ab. DvEASY unterstützt sowohl EASY ENTERPRISE.i als auch EASY ENTERPRISE.x. Der Import erfolgt bei EE.i über den EASY Importer, bei EE.x über den XML-Server. Der Zugriff auf archivierte Nachrichten erfolgt bei EE.i über LINK Objects, bei EE.x ebenfalls über den XML-Server.

    Der DvEASY Dienst wird zentral auf einem Server installiert. Dieser kommuniziert mit dem Tobit Archive System und dem Archivserver. Der Dienst kommuniziert mit den Clientkomponenten und verwaltet die Lizenzen.

    Die Volltexterkennung der Faxe und grafischer E-Mail Dateianhänge, sowie die Anbindung an vorhandene Applikationen (z.B. ERP- / CRM-System), finden ebenfalls zentral auf dem Server statt.

    Die gesamte Client-Server-Kommunikation erfolgt über TCP/IP. Eine Installation der Clientkomponenten auf den Arbeitsplätzen ist nicht notwendig.

    Selbstverständlich kann ein vorhandener EASY ENTERPRISE Archivserver für DvEASY verwendet werden. Die Archivierung der Nachrichten kann hierbei wahlweise in frei definierbare oder bereits vorhandene Pools und Archive erfolgen.

    • Unterstützt EASY ENTERPRISE.i (Link Objects)
    • Unterstützt EASY ENTERPRISE.x (XML-Server)
    • Beliebige EASY Archive oder Pools
    • Auch vorhandene Archive oder Pools nutzbar
    • Archivierung nach zentralen Richtlinien
    • Freie Feldzuordnung möglich
    • Kommunikation Client/Server per TCP/IP
    • Serverbasiertes OCR (ABBYY FineReader Engine)
    • Datenbankanbindung per OLE-DB / ODBC
    • Komplett zentrale Administration
    • Zentrale Rechtevergabe
    • Keine Installation am Client

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