Häufig gestellte Fragen
Was ist VISIONICE DvEASY?
VISIONICE DvEASY ist eine Archivierungslösung für Tobit David.
Welche Nachrichtentypen können archiviert werden?
VISIONICE DvEASY kann Faxe und E-Mails archivieren.
Welche David Ordner können archiviert werden?
VISIONICE DvEASY kann Nachrichten aus beliebigen David Ordnern archivieren.
Wie erfolgt der Zugriff auf archivierte Nachrichten?
Der Zugriff erfolgt über den VISIONICE DvEASY SearchClient. Dieser lässt sich direkt aus dem David Client starten. Die über den SearchClient geöffneten Nachrichten, werden direkt im David Nachrichteneditor angezeigt.
Nach welchen Kriterien kann gesucht werden?
Es kann über alle Nachrichten Attribute recherchiert werden:
Absender, Empfänger, Betreff, Gesendet, Empfangen, David Ordner, Nachrichteninhalt (E-Mail und Fax), INhalt von Dateianhängen, Datumsbereich
Welche Berechtigungen werden bei der Suche berücksichtigt?
In VISIONICE DvEASY können beliebige Berechtigungen definiert werden. Typischerweise hat der Benutzer nur Zugriff auf Nachrichten, die aus seinem persönlichen Postfach stammen und archiviert wurden. Es können aber auch individuelle Rechte eingestellt werden, so dass der Benutzer auch Zugriff auf Nachrichten hat, die aus einem Gruppenordner o.ä. archiviert wurden. Grundsätzlich kann jede Art der Berechtigung definiert werden.
Wie schnell wird mein Suchergebnis angezeigt?
VISIONICE DvEASY arbeitet sehr schnell, das Suchergebnis wird in der Regel innerhalb von Sekunden angezeigt.
Was passiert mit den archivierten Nachrichten in David?
Die Aktion nach der Archivierung kann in VISIONICE DvEASY definiert werden. Drei Aktionen stehen zur Verfügung: Verschieben, löschen und markieren. Bei "verschieben" wird die archivierte Nachricht in einen Unterordner verschoben, bei "löschen" wird die Nachrichten sofort nach der Archivierung gelöscht, bei "markieren" wird die Nachricht als archiviert markiert.
Kann ich archivierte E-Mails weiterleiten oder darauf antworten?
Das ist problemlos möglich, da VISIONICE DvEASY die gesuchte Nachricht im David Editor öffnet.
Benötige ich David, um auf archivierte Nachrichten zuzugreifen?
Nein, David ist nicht zwingend notwendig. Da VISIONICE DvEASY archivierte Nachrichten als TIFF- oder EML-Datei ablegt, können die Nachrichten mit jedem beliebigen Client geöffnet werden. Der DvEASY SearchClient läuft auch unabhängig von Tobit David.
Woran kann ich erkennen, dass eine E-Mail archiviert wurde?
Es kommt auf darauf an, welche Konfiguration verwendet wird. Werden Nachrichten nach der Archivierung gelöscht oder verschoben, tauchen sie im eigentlichen David Ordner nicht mehr auf. Als archiviert markierte Nachrichten bleiben weiterhin im David Ordner stehen. Diese Markierung sieht der Anwender nicht.
Werden E-Mail-Anhänge auch archiviert?
Ja. E-Mail Anhänge werden archiviert und indexiert.
Wie lange dauert es bis eine E-Mail nach Eingang in meinem Postfach im Archiv zu finden ist?
Die Zeitspanne lässt sich beliebig einstellen. Typischerweise steht die Nachricht nach 10 Minuten im Archiv zur Verfügung, sofern sie die Voraussetzungen erfüllt, um überhaupt archiviert zu werden.
Wie kann ich verhindern, dass eine E-Mail archiviert wird?
Mit VISIONICE DvEASY lässt sich das Archivierungsverhalten für jeden einzelnen David Ordner unterschiedlich einstellen. Mit dieser Technik kann z.B. ein Ordner "Nicht Archivieren" erstellt werden, der von DvEASY nicht überwacht wird.
Kann der Anwender die Archivierungsrichtlinien ändern?
Nein, das ist nicht möglich. Die Definition der Richtlinien sowie die gesamte Konfiguration geschieht zentral auf dem Server.
Kann ich eine archivierte E-Mail im Archiv löschen?
Nein, das ist nicht möglich.
Können archivierte und in David gelöschte Nachrichten wiederhergestellt und in David eingebunden werden?
Nein, das ist nicht möglich.
Welche Datenbank verwendet DvEASY?
VISIONICE DvEASY nutzt einen EASY ARCHIV Server für die Datenablage. Dieser beinhaltet eine sehr schnelle Volltextdatenbank.
Ich setze bereits EASY ARCHIV ein. Kann ich diesen für DvEASY verwenden?
Ja. Ein vorhandenes EASY ARCHIV kann für VISIONICE DvEASY verwendet werden. Unterstützt werden EASY ENTERPRISE.i und EASY ENTERPRISE.x.
Welche Voraussetzungen müssen seitens EASY ARCHIV erfüllt sein, um DvEASY anbinden zu können?
Der Zugriff auf das Archiv erfolgt bei EE.i über LinkObjects, bei EE.x über den XML-Server.
Kann ich bereits vorhandene EASY Archive auch für die Archivierung von Faxen und E-Mails verwenden?
Ja. VISIONICE DvEASY kann in beliebige EASY Archive schreiben.
Wo und wie werden archivierte Nachrichten abgelegt?
VISIONICE DvEASY legt archivierte Nachrichten in sogenannten Container-Dateien ab. Die Organisation dieser Dateien übernimmt der ARCHIV-Server. Die E-Mails und Faxe werden nicht als einzelne Dateien auf der Festplatte abgelegt.
In welchem Format werden die Nachrichten archiviert?
Faxe werden als TIFF G3/G4 abgelegt, E-Mails als eml-Datei.
Wo wird DvEASY installiert?
VISIONICE DvEASY kann sowohl auf dem David Server, auf dem ARCHIV-Server oder auf einem beliebigen Windows Server im Netzwerk installiert werden.
Benötigt DvEASY eine eigene David Lizenz?
Ja. Da sich der VISIONICE DvEASY Dienst über einen eigenen Benutzer an David anmeldet, ist hierfür auch eine eigene Lizenz notwendig.
Muss ich am Client etwas installieren?
VISIONICE DvEASY setzt ein installiertes Microsoft .NET Framework voraus. Bei aktuellen Betriebssystemen und Clients ist dieses bereits installiert, so dass nichts weiter eingerichtet werden muss.
Benötige ich überhaupt noch eine Datensicherung für Tobit David, wenn meine E-Mails im Archiv "gesichert" werden?
Eine konventionelle Datensicherung wird empfohlen. Damit kann sowohl das David System als auch die archivierten Nachrichten gesichert werden.
Kann ich DvEASY selbst administrieren?
VISIONICE DvEASY können Sie nach einer Schulung und mit den entsprechenden Unterlagen selbst administrieren.
Wie wird DvEASY lizenziert?
VISIONICE DvEASY hat für die serverseitigen Module sogenannte Volumenlizenzen. Zum Beispiel lassen sich mit einer Grundmodul 5000 Lizenz 5000 Nachrichten pro Monat archivieren. Die Module auf dem Client (SearchClient, IndexerClient) sind named Lizenzen. Jede Installation benötigt hierfür eine eigene Lizenz.
Was passiert, wenn eine Volumenlizenz ausgeschöpft ist?
Ist beispielsweise eine Grundmodul 5000 Lizenz im Einsatz und am 25. des Monats sind bereits 5000 Nachrichten archiviert, stellt VISIONICE DvEASY die Archivierung weiterer Nachrichten ein und setzt die Arbeit am 1. des Folgemonats fort.
Wie schnell kann ich die Lizenzen erweitern?
Sämtliche Lizenzen können problemlos erweitert werden. Dazu muss lediglich eine Lizenzdatei ausgetauscht werden.