Intelligentes Fax und E-Mail Management
Was einst als Revolution der schriftlichen Korrespondenz begann, wird heute immer mehr zum unternehmerischen Engpass: die E-Mail. Abgesehen vom guten alten Telefon ist das wichtigste Kommunikationsmedium des globalen Dorfes unbestreitbar der elektronische Schriftverkehr. Nicht umsonst steigt der weltweite E-Mail-Verkehr um mehr als 30% jährlich, eine Tendenz, die sich in den nächsten Jahren eher noch verstärken wird.
Der wesentliche Vorteil einer E-Mail liegt in ihrer Geschwindigkeit. Vom einfachen Memo über den internen und externen Informationsversand bis hin zu Rechnungen, Bestellungen und Belegen im Kundenverkehr, alles wird in Sekundenschnelle an den jeweiligen Empfänger übermittelt.
Dabei wächst der Anteil unternehmenskritischer E-Mails und Dateianhänge mit rechtlicher Relevanz überproportional - ein Anwendungsszenario, für welches das Mailsystem ursprünglich gar nicht geschaffen wurde. Die Kehrseite der Medaille ist somit eine schier unüberschaubare Informationsflut, welche in kürzester Zeit die Eingangspostfächer überschwemmt und mittelfristig zu einer Überlastung des Mailservers führt.
Kostspieliges Problem
Die Konsequenz für Unternehmen ist kostspielig: die Suche nach bestimmten Inhalten im elektronischen Postfach nimmt immer mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch. Die strukturierte Ablage und Organisation des Schriftverkehrs wird zusehends aufwändiger. Postfächer laufen über, Mails bleiben unbearbeitet, wichtige Termine verstreichen.
Währenddessen versucht der Administrator dem Problem mit Erweiterungen beizukommen. Festplattenerweiterungen und zusätzliche Server lassen das System immer weiter wachsen. Das Problem wächst jedoch mit. Noch mehr E-Mails unstrukturiert im System zu halten, verlangsamt lediglich den Bearbeitungsprozess und erhöht die Unübersichtlichkeit.
Intelligentes Fax und E-Mail-Management als Lösung
Es gibt eine Lösung dieses Problems, und sie ist so einfach wie das Versenden einer E-Mail. VISIONICE DvEASY ist als intelligentes Fax und E-Mail-Management direkt in Tobit David integriert und schafft gleich auf mehreren Ebenen Abhilfe. Zum einen gewährleistet die revisionssichere Ablage ein Maximum an Rechtssicherheit.
Der Gesetzgeber hat mit den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) klare Vorgaben geschaffen. Demnach zählt die E-Mail zur offiziellen Geschäftskorrespondenz und ist ein vor Gericht anerkanntes Beweismittel. Umso wichtiger ist es, die rechtssichere Ablage und strukturierte Wiedervorlage zu gewährleisten. Die Produktivität wird durch die einfache und schnelle Volltextrecherche in allen Texten (Fax und E-Mail) und Dateianhängen gesteigert, was eine Kostensenkung durch deutliche Zeitersparnis mit sich bringt.
Nutzung vorhandener Stammdaten schafft Transparenz
Die integrierte Datenbankschnittstelle erlaubt die Nutzung vorhandener Stammdaten für die Indexierung. Damit erhöhen Sie die Treffergenauigkeit um ein Vielfaches und schaffen mehr Transparenz. Zusätzliche können Faxe und E-Mails auch manuell verschlagwortet werden. Auch hier hilft die Datenbankanbindung bei der Indexierung.
Schneller und komfortabler Zugriff auf alle Nachrichten
Durch eine effektive Reduzierung des Datenbankvolumens bis zu 98 % wird der E-Mail-Server vom langfristigen Datenmanagement entlastet. Archive laufen nicht mehr über, obwohl alle Informationen jederzeit im Zugriff bleiben. Denn einmal archivierte Faxe und E-Mails verschwinden weder vom Radarschirm des Anwenders noch des Servers.
Die textlichen Inhalte aller Daten und Dokumente werden im Volltext in beliebiger Verschachtelungstiefe indexiert, also auch die Attribute von E-Mails, der Nachrichtentext, die Inhalte von Anhängen und Faxen. VISIONICE DvEASY unterstützt alle üblichen Formate von E-Mail-Anhängen, wie z. B. DOC, XLS, HTML, PDF, ZIP, TXT.
Unternehmensrichtlinien effektiv umsetzen
Über zentrale Archivierungsrichtlinien können beliebige Archive innerhalb des Tobit Archive Systems überwacht werden. Die Zugriffsberechtigungen des Benutzers werden zu 100 % übernommen und genau zum Zeitpunkt des Zugriffs überprüft. Ein unbefugter Zugriff auf archivierte Daten ist somit nicht möglich.
Gute Lösungen müssen nicht kompliziert sein. Für die Nutzung des DvEASY SearchClients und des DvEASY IndexClients im David InfoCenter ist keine Softwareinstallation am Arbeitsplatz erforderlich. Der DvEASY SearchClient ist im David InfoCenter integriert und lässt sich kinderleicht bedienen. Eine Schulung oder Einweisung der Anwender ist nicht erforderlich.